En esta entrada se explicará, de forma general, en qué consiste el proceso hereditario cuando una persona fallece y qué podemos hacer nosotros, para agilizar los trámites y que no nos pille con el paso cambiado. Hay que decir que, aunque el trámite se le encargue a un abogado, se simplificará mucho si podemos proporcionarle los documentos que hayamos recabado, para poder cumplir con los plazos y, por qué no, al hacerlo nosotros, nos ahorrarnos una parte importante del coste de la gestión.

¿Quién puede iniciar el trámite?

Lo habitual es que quien promueve este trámite sea la familia más cercana. De hecho, para obtener algunos certificados, se exigirá al solicitante que acredite el grado de parentesco o bien una autorización que le habilite para ello, ya que se trata de información muy sensible.

¿Cuál es el primer paso a seguir?

Lo primero que tenemos que hacer es:

• Averiguar si tiene seguro de decesos: en caso de que así sea, se contacta con ellos al número de teléfono que tengan para comunicar decesos (24 horas) y ellos se encargarán, además del sepelio, de los primeros trámites del papeleo —dependerá de cada aseguradora—.

Nos tendremos que asegurar de las gestiones que ellos van a realizar y las que no, porque de las que no, nos tendremos que ocupar nosotros. En la mayoría de compañías, obtendrán los siguientes certificados:

• Certificado de defunción del registro civil
  • Certificado de últimas voluntades
  • Certificado de seguros
  • Baja de la seguridad social

¿Y si no tiene un seguro de decesos?

En caso de no tener contratado un seguro de decesos, nos aseguraremos de averiguar si tenía contratado un seguro de vida —ya que, algunas compañías hacen los mismos trámites iniciales que una compañía de decesos— y contactar con la compañía para saber lo que gestionarán y lo que no.

¿Si la persona fallecida no tenía ningún seguro?

En este caso, todo lo obtenemos nosotros desde el primer momento y ¡ojo! Porque hay algún trámite que se tiene que realizar antes de las 24 horas siguientes al fallecimiento. Los explicaré más o menos por orden porque hasta que no se obtenga el certificado de defunción, no se podrán expedir el resto de documentos.

¿Cuáles son los documentos a solicitar?

• Certificado de defunción firmado por el médico —si ha fallecido en un hospital, lo hacen ellos y te lo entregan sin pedirlo— o de un servicio médico que acuda al domicilio —si ha fallecido en casa—. Si se trata de una muerte natural, se hará de esta forma y si no lo es, se abre un proceso judicial que transcurrirá por otra vía distinta y en cuyo caso se hará autopsia.
• Certificado de defunción del Registro Civil: con el anterior certificado, vamos al Registro civil (dentro de las 24 horas siguientes) y solicitamos inscribir la defunción y que nos emitan un Certificado de defunción. Este trámite es gratuito. Es de vital importancia porque hasta que no se inscriba la defunción, no se podrá celebrar el funeral. (Este certificado lo obtienen, normalmente, las aseguradoras en caso de tener un seguro contratado).
• Nos encargaremos de elegir la funeraria y todo lo relativo al sepelio y funeral.
• Certificado últimas voluntades: Documento que indica si la persona fallecida otorgó testamento o no. Se tendrá que solicitar mediante el modelo 790 en el Ministerio de Justicia, siempre que hayan transcurrido 15 días desde el fallecimiento. Su coste son unos 4 euros. (Este es otro de los trámites que suelen llevar a cabo las aseguradoras, en caso de existir un seguro contratado).
• Solicitar la baja en el Instituto Nacional de la Seguridad Social dentro de los 30 días siguientes al fallecimiento y, como máximo, en los 3 meses siguientes al fallecimiento, solicitar el cobro de la pensión de viudedad u orfandad, en su caso, para que procedan con el pago. En el caso de solicitud de pensión de viudedad, se tendrá que rellenar el modelo de solicitud y presentarlo en el Instituto Nacional de la Seguridad Social. (Trámite, normalmente llevado a cabo por la compañía aseguradora, en caso de existir un seguro contratado).
• Copia literal del testamento: Cuando ya sabemos que la persona otorgó testamento y sabemos el notario ante el que se otorgó —lo indicará en el certificado de últimas voluntades—, le pediremos al Notario en cuestión, que nos expida una copia literal del testamento: quiere decir que es una copia autorizada para hacer trámites y no simplemente informativa. Su coste suele oscilar entre los 20 y los 50 euros (dependerá del número de folios y del año del testamento). Para hacer esta copia literal, el notario necesita el certificado de defunción y el de últimas voluntades. Si no existe testamento o éste es inválido, se tendrá que hacer una declaración de herederos.
• Certificado de seguros: Documento que indica si la persona fallecida tenía contratados seguros, porque pueden estar cubiertos algunos riesgos —como fallecimiento— por ejemplo, en un seguro de vida. También se tiene que solicitar una vez transcurran 15 días desde el fallecimiento ante el ministerio de justicia y cuesta unos 4 euros. (Algunas compañías de seguros, también llevan a cabo este trámite, en caso de existir un seguro contratado).
• Comunicar el fallecimiento a las aseguradoras, especialmente si la persona fallecida tenía contratado un seguro de vida.

Además de todos estos documentos —que son los más importantes que habrá que solicitar—, se tendrá que disponer de:

• DNI de la persona fallecida
• Libro de familia
• Relación de bienes: como las notas simples de las fincas (casas, locales, parkings, trasteros, pisos, etc.), relación de vehículos con detalles de marca, modelo y matrícula, cuentas corrientes, productos de inversión, caja fuerte, joyas, etc.

¿Cómo se pueden agilizar todos estos trámites?

Solicitando lo que necesitamos de forma digital, mediante un certificado electrónico u otro medio oficial que nos permita acreditar nuestra identidad y nuestra firma en un organismo oficial. Vale la pena invertir tiempo en obtenerlo porque nos ahorra mucho tiempo en pedir citas previas, acudir en persona, hacer colas y tener que volver, de nuevo, para presentar documentos que se nos hayan olvidado.

¿Cómo transcurrirá el proceso de aceptación de herencia?

A modo general, y de forma resumida, el procedimiento tras el fallecimiento, una vez tengamos toda la documentación anterior, será el siguiente: tras obtener todos estos documentos, que son imprescindibles para el proceso hereditario, lo que se hará es conocer lo que dispuso la persona fallecida en su testamento, para dar cumplimiento con ello.

Se comunicará el fallecimiento a las entidades financieras en las que tuviera cuentas u otros productos financieros, mediante la documentación que lo acredite (certificado de defunción, etc.) y procederán a bloquear las cuentas y demás productos hasta que se termine el proceso hereditario para repartir los bienes, según se indique en la escritura de aceptación de herencia. Es importante que hablemos con la entidad financiera para que permita el pago de recibos domiciliados que tenía el fallecido o fallecida y no vengan pagos devueltos, pero no se podrá disponer de dinero u otros productos hasta que no se termine el proceso. Esto es así para proteger el patrimonio de los herederos.

[En caso de no haber otorgado testamento, se abre la fase de sucesión intestada —sin testamento—, a la que dedicaremos otra entrada].

Supongamos que sí hay testamento. En este caso, se conocerá lo que se dispuso en él, se calculará el montante de los bienes a heredar y las deudas que hubiera y se hará el reparto de bienes entre los herederos que, si aceptan la herencia, se recogerán todos los términos en la escritura de aceptación de herencia. De esa aceptación de herencia, se tendrán que liquidar en Hacienda los impuestos correspondientes de sucesiones en un plazo máximo de 6 meses desde el fallecimiento. Por eso es tan importante, empezar el trámite cuanto antes para que no nos excedamos del plazo establecido y nos sancionen por ello —se puede solicitar una ampliación del plazo por causas justificadas, siempre y cuando no se haya excedido del plazo inicial—.

Es altamente recomendable acudir a un especialista en temas fiscales o gestoría especializada en estos impuestos para liquidarlos correctamente y no encontrarnos con reclamaciones posteriores de Hacienda.  Y sí, antes de heredar hay que pagar los impuestos, además de pagar el notario y todo lo anterior. Obviamente, si vamos a heredar bienes libres de cargas, nos compensará, pero también hay casos en los que se renuncia a la herencia por no poder hacerse cargo de las deudas ni tampoco de los impuestos. En según qué comunidad autónoma son un auténtico disparate, pero si se acepta la herencia hay que pagarlos sí o sí.

Una vez aceptada la herencia ante notario y liquidados los impuestos, si existen bienes inmuebles, se tiene que liquidar la plus valía en el ayuntamiento donde estén ubicados esos bienes. Más pagos.

Si había seguro de vida contratado por la persona fallecida, se procederá a comunicar la aceptación de herencia a la aseguradora para que proceda con el pago de las cantidades contratadas en su día, a favor del beneficiario o beneficiarios.

También tendremos que acudir a los registros de la propiedad donde estén inscritos los bienes inmuebles heredados, para hacer el cambio de titularidad a favor del heredero u herederos y a los bancos, si hay productos financieros y cuentas bancarias para solicitar que repartan los saldos entre los herederos y cancelen los productos a nombre de la persona fallecida. Según la entidad financiera podrá cobrar por hacer este trámite y el registro de la propiedad cobra por cada cambio de titularidad y no es un trámite barato precisamente.

Idéntico proceso llevaremos a cabo con el cambio de nombre de los vehículos, que tendremos que acudir a la Jefatura de tráfico con la documentación para que puedan proceder con el cambio de titularidad de los vehículos. Trámite por el que también se paga.

Por último, también hay que cambiar de nombre o cancelar los servicios que tuviera el fallecido o fallecida a su nombre: como los suministros, telefonía móvil, suscripciones a servicios o compras, etc.

CONCLUSIÓN

Como se puede ver, este trámite es bastante largo, tedioso, caro y estresante porque hay que solicitar mucha documentación diferente y cumplir con los plazos establecidos y, por supuesto, pagar todo lo que nos pidan para no tener problemas en un futuro. Como se explicaba al inicio de este artículo, lo más factible a la vista de la complejidad del proceso, es encomendarle el trámite a un abogado especialista en sucesiones para que os pueda asesorar en todas las dudas que tengáis al respecto y pueda gestionar el reparto de la herencia, aunque lógicamente el abogado también cobra y en estos procesos, tampoco son baratos. A parte de esto, como os podéis imaginar, el reparto de una herencia no está exenta de problemas entre los herederos y, en muchos casos, para ponerse de acuerdo cuando no se estipula un reparto concreto en el testamento cuando existen varios herederos, hay que trabajarlo mucho y hacerlo sin equivocarse, sobre todo cuando hay múltiples bienes o deudas contraídas por la persona fallecida que deben asumir los herederos que acepten la herencia. No obstante, es cierto que se facilita mucho el trámite y se ahorra un dinero si la documentación necesaria para realizar proceso de aceptación de herencia, la podemos obtener nosotros mismos desde un inicio. Lo ideal en todos los casos sería que fuéramos lo suficientemente previsores e hiciéramos testamento a favor de quienes queramos instituir herederos y, además, tuviéramos contratado un seguro de vida o decesos y además dejáramos por escrito cómo queremos que sea nuestro entierro o incineración, pero, la realidad, es que no siempre es así y cuando se produce un fallecimiento, todo lo que hay que hacer a posteriori son trámites demasiado farragosos y estresantes. Algo que puede facilitar mucho el proceso es poder realizar los trámites de forma digital, mediante un certificado electrónico, por ejemplo, o cualquier otra firma digital.